SUREVAN KOHTAAMINEN -TOIMINNAN TIETOSUOJASELOSTE JA EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Surevan kohtaaminen -toiminta käsittelee henkilötietoja 25.5.2018 kaikissa EU:n jäsenmaissa voimaan tulleen Tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) mukaisesti.

Surevan kohtaaminen -toiminta ylläpitää tiedotusrekisteriä uutiskirjeen tilaajista sekä kokemusasiantuntijarekisteriä toiminnan vapaaehtoisista kokemusasiantuntijoista. Lisäksi henkilötietoja kerätään ilmoittautumislomakkeissa, kokemuspuheenvuorojen tilauslomakkeissa sekä palautelomakkeissa vapaaehtoisena tietona.

Otamme meille annettujen tietojen suojaamisen vakavasti ja käsittelemme tietoja tässä selosteessa kuvatun mukaisesti. Toiminnan työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen.

1. Rekisterinpitäjä

Surevan kohtaaminen -toiminta
Åkerlundinkatu 3B, 4. krs., 33800 Tampere
hanke@surevankohtaaminen.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on Sirpa Mynttinen: sirpa.mynttinen@surevankohtaaminen.fi
050 567 0352

2. Rekisterit

Surevan kohtaaminen -toiminta ylläpitää kahta erillistä rekisteriä: tiedotusrekisteriä sekä kokemusasiantuntijarekisteriä. Lisäksi rekisterit muodostuvat tapahtumiin ilmoittautumisista, kokemuspuheenvuorotilauksista sekä palautelomakkeissa mahdollisesti annetuista henkilötiedoista.

Tiedotusrekisterin tarkoitus on jakaa tiedotuslistalle liittyneille tietoa Surevan kohtaaminen -toiminnasta sekä läheisen kuolemaa surevien kohtaamisesta, tukemisesta ja tuen piiriin ohjaamisesta. Vapaaehtoisesti ilmoitettavia tietoja rekisteröidyn edustamasta organisaatiosta ja ammattinimikkeestä käytetään toiminnan sisäiseen arviointiin siitä, mitä kohderyhmiä toiminnan tiedotus on tavoittanut.

Kokemusasiantuntijarekisterin tarkoitus on ylläpitää Surevan kohtaaminen -toiminnan ja sitä edeltäneen Surevan kohtaaminen -hankkeen ja Kokemuskouluttajat-hankkeen aikana kokemusasiantuntijakoulutuksen käyneiden ja toimintaan sitoutuneiden henkilöiden yhteystietoja. Rekisterissä olevia tietoja tarvitaan pyydettyjen kokemusasiantuntijavierailujen ja -tilaisuuksien toteuttamiseksi sekä työntekijöiden ja kokemusasiantuntijoiden väliseen yhteydenpitoon. Kokemusasiantuntijoille lähetetään sähköisiä kirjeitä Creamailer uutiskirjetyökalun kautta ja sitä varten kokemusasiantuntijoiden sähköpostiosoitteet on tallennettu Creamaileriin.

Surevan kohtaaminen -toiminta kerää henkilötietoja myös Creamailer Oy:n tarjoaman kyselytyökalun avulla. Kyselyjen avulla kerätään tapahtumailmoittautumisia, palautteita ja puheenvuoropyyntöjä. Kyselyiden avulla kerättyjä tietoja käytetään kokemusasiantuntijoiden koulutusten, tapahtumien, kokemuspuheenvuorojen ja muiden tilaisuuksien järjestämiseen sekä palautteiden osalta toiminnan arviontiin. Kyselyillä kerättyjen tietojen avulla valitaan osallistujat koulutuksiin, saadaan tieto tapahtumiin ilmoittautuneista henkilöistä, sovitaan kokemusasiantuntijavierailuja ja arvioidaan toimintaa. Tapahtumiin osallistuvien henkilötietoja tarvitaan myös koulutusten ja tapahtumien käytännön järjestelyjen hoitamiseen.

3. Mitä tietoja rekistereihin voidaan kerätä?

Tiedotusrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

• sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
• yritys tai organisaatio (vapaaehtoinen tieto)
• ammattinimike (vapaaehtoinen tieto)

Kokemusasiantuntijarekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

• nimi (pakollinen tieto)
• osoite (pakollinen tieto)
• puhelinnumero (pakollinen tieto)
• sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
• kielitaito (vapaaehtoinen tieto)
• mistä aiheesta voi toimia kokemusasiantuntijana (pakollinen tieto)
• millä maantieteellisellä alueella voi liikkua kokemusasiantuntijan roolissa (pakollinen tieto)
• missä ei halua toimia kokemusasiantuntijana (vapaaehtoinen tieto)

Sähköisisissä ilmoittautumisissa ja puheenvuorotilauksissa voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

• sähköpostiosoite (pakollinen tieto)
• yritys tai organisaatio (pakollinen tieto)
• ammattinimike (pakollinen tieto)
• nimi (pakollinen tieto)
• osoite (pakollinen tieto)
• puhelinnumero (pakollinen tieto)
• ruoka-aineallergiat (koulutusviikonloput)
• taustajärjestö (pakollinen tieto, koulutukset)
• muut henkilön itse antamat lisätiedot (vapaaehtoinen tieto)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedotusrekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään heidän tilatessaan uutiskirjeen verkkolomakkeella.

Kokemusasiantuntijarekisteriin tallennetut tiedot ovat henkilön itsensä antamia tietoja joko Kokemuskouluttajat-hankkeen, Surevan kohtaaminen -hankkeen tai Surevan kohtaaminen -toiminnan koulutuksissa. Tietoja on kerätty myös kokemusasiantuntijoille toimitetun verkkolomakkeen kautta.

Tietolähteenä ilmoittautumisissa, puheenvuorotilauksissa ja palautteissa toimii henkilön itsensä antamat tiedot. Palautekyselyissä vastaukset voi antaa anonyymisti, henkilö voi halutessaan jättää yhteystietonsa yhteydenottoa tai yhteistyötä varten.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti tietoja ulkopuolisille tahoille. Creamailer Oy toimii Surevan kohtaaminen -toiminnan palveluntarjoajana tiedotusrekisterin, verkkolomakkeiden ja -kyselyiden tuottamisessa. Creamaileriin lisätty data on ainoastaan Surevan kohtaaminen -toiminnan käytettävissä, eikä Creamailer käytä itse, lainaa, vuokraa tai myy tietoja kolmansille osapuolille.

Rekisteröidyn ilmoittautumis- tai hakulomakkeessa antamia tietoja voidaan luovuttaa Surevan kohtaaminen -toiminnan yhteistyötahoille, silloin kun se on välttämätöntä tapahtumien toteuttamisen kannalta. Näitä yhteistyötahoja ovat esimerkiksi majoitus- ja ruokailupalvelut. Muihin tarkoituksiin tietoja ei luovuteta.

Membook Oy toimii kokemusasiantuntijoiden rekisterin ylläpitäjänä. Lisäksi kokemusasiantuntijoiden sähköpostiosoitteet on tallennettu Creamaileriin kokemusasiantuntijoiden kirjeen lähettämistä varten. Membookiin lisätty data on ainoastaan Surevan kohtaaminen -toiminnan käytettävissä. Membook ei luovuta asiakkaan rekisterin tietoja kolmansille osapuolille ilman asiakkaan lupaa. Asiakas eli palvelua käyttävä yhteisö omistaa aina oman henkilörekisterinsä ja vastaa sen sisällöstä.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereihin kirjatut tiedot pyydetään henkilöltä itseltään sähköisesti verkkolomakkeella. Creamailer Oy toimii palveluntarjoajana verkkolomakkeiden ja -kyselyiden tuottamisessa. Creamailer Oy:n palvelimet sijaitsevat tilassa, joka täyttää Viestintäviraston teletilojen turvallisuutta koskevat vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003 määritys “Tärkeä tila”). Palveluntuottajan kanssa on solmittu GDPR-asetuksen edellyttämä kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Creamailerin käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa ja palveluun on pääsy vain Surevan kohtaaminen -toiminnan työntekijöillä.

Kokemusasiantuntijarekisteri on sähköisessä muodossa Membook Oy:n ylläpitämässä jäsenrekisterissä. Membookissa kokemusasiantuntijoiden henkilötiedot säilytetään tietoturvallisesti GDPR-säädöksen mukaisesti. Membookin tietoturvasta ja palvelimista vastaa Netorek Oy. Järjestelmän käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Sähköinen yhteys on SSL-suojattu.

Rekisteriin tallennettuja tietoja pääsevät tarkastelemaan Surevan kohtaaminen -toiminnan työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Membookin työntekijöillä on pääsy Surevan kohtaamisen –toiminnan jäsenrekisteriin, jotta he voivat tarvittaessa tehdä järjestelmään teknisiä muutoksia tai ratkaista teknisiä ongelmia. Halutessaan kokemusasiantuntijat voivat itse tarkastella ja muuttaa tietojaan Membookissa, kun he luovat palveluun oman käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity itse haluaa kuulua rekisteriin, tai niin kauan kuin rekisteri on tarkoituksensa mukaisessa käytössä. Kaikki aineisto tuhotaan, kun henkilö poistetaan rekisteristä.

Rekistereistä ei luoda manuaalista versiota. Manuaalisesti kerätty aineisto siirretään sähköiseen muotoon ja sen jälkeen tuhotaan.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteriin liittynyt voi koska tahansa tarkistaa omat tietonsa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

9. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteriin liittynyt voi koska tahansa poistaa omat tietonsa tai korjata virheelliset tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

10. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Evästeiden avulla parannamme käyttäjäkokemusta (hakukoneiden käyttö) sekä keräämme analytiikkatietoja verkkosivustomme käytöstä. Analytiikkatietojen keräämiseen käytetään Google Analytics -palvelua, jonka avulla tarkastelemme käyttäjämääriä sekä sivuston käyttöä.

Käyttäjä voi tarkastella, hallita ja poistaa evästeitä tietokoneensa selaimen yksityisyysasetuksista sekä muokata niiden hyväksymisperusteita.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Jos teemme tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, tiedotamme niistä rekisteröityjä sähköpostitse. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löytää aina www.surevankohtaaminen.fi -verkkosivustoilta. Tiedotuslistan seloste on laadittu 12.4.2018 ja kokemusasiantuntijarekisterin seloste 30.4.2018. Selostetta on päivitetty viimeksi 5.3.2019, jolloin lisättiin maininta ja linkki hankkeen Moodle-alustaa koskevaan tietosuojaselosteeseen. Selostetta on päivitetty 17.6.2021 ja uudelleen 13.1.2022 yhteyshenkilön osalta. Lisäksi toiminnan nimen muutokseen liittyviä sanamuotopäivityksiä tehtiin 1.2.2022. Tietosuojaselostetta on päivitetty 17.6.2022 kokemusasiantuntijarekisterin osalta. Tietosuojaselostetta tarkennettiin Membookiin liittyvien tietojen osalta 9.8.2023. Tietosuojaselostetta tarkennettiin Creamailerin kyselytyökalun avulla kerättävien tietojen osalta ja joitain selosteen sanamuotoja muutettiin 22.8.2023.